CODUL DE ETICĂ al ENIGMA-SYSTEM
Principii etice pentru toți cei care lucrează pentru Enigma-System sub conducerea managementului Enigma-System, fie ca angajat ai Enigma-System, fie ca subcontractanți, fie ca un contractant privat.
Respectarea legilor, normelor și reglementărilor
Enigma-System respectă toate legile, normele și reglementările aplicabile activității sale. În cadrul colaborării dvs. cu Enigma-System puteți întâlni o mare varietate de aspecte juridice. Încălcările legilor, normelor și reglementărilor aplicabile au consecințe serioase atât pentru Enigma-System, cât și pentru persoanele implicate. Prin urmare, aveți responsabilitatea de a cunoaște și respecta legile, normele și reglementările relevante, inclusiv în domeniile prezentate mai jos.
Conformitate comercială
Fiind o companie care activează în mediul de afaceri internațional, ni se aplică legi, norme și reglementări comerciale specifice, în special la importul de produse și de servicii. Prin urmare, angajații Enigma-System trebuie să cunoască și să respecte toate legile, normele și reglementările naționale și străine aplicabile, cum ar fi reglementările privind activitățile de export și import, prevederile împotriva boicotului, embargourile comerciale și sancțiunile în vigoare. În conformitate cu aceste legi, norme și reglementări, persoanele pot fi împiedicate să participe la anumite activități comerciale; de exemplu, „persoanele din SUA” (cetățeni SUA, posesori de permise de ședere și persoane din SUA stabilite în România) pot face obiectul unor astfel de restricții. Departamentul Afaceri Juridice și Conformitate stă la dispoziția angajaților pentru întrebările referitoare la Conformitatea comercială.
Concurență loială
Enigma-System se angajează să promoveze concurența loială. Concurența loială generează cele mai bune stimulente pentru eficiența întreprinderilor. Încurajează dezvoltarea afacerii și inovația și creează o paletă mai largă de opțiuni pentru consumatori. Legile din România interzic practicile comerciale care contravin concurenței loiale (de exemplu, legile antitrust și, în general, legislația în materie de concurență).
Aceste legi reglementează relațiile dintre companii și concurenții, clienții și furnizorii acestora, interzicând, de exemplu, înțelegerile între doi sau mai mulți concurenți care includ, printre altele, fixarea prețurilor, împărțirea piețelor și a clienților și manipularea procedurilor de cerere de oferte, precum și abuzul de poziție dominantă. Toți cei care lucrează pentru Enigma-System vor concura pe piața liberă cu toată vigoarea și cât mai constructiv posibil, însă cu respectarea permanentă a legislației în materie de concurență, în mod specia legile din România în care activează Enigma-System.
Rapoartele financiar-contabile
Enigma-System trebuie să urmeze în mod strict principiile și standardele contabile, să folosească informații corecte și complete în întocmirea rapoartelor financiare și să aplice proceduri adecvate de control intern, pentru a se asigura că rapoartele financiar-contabile respectă legile și reglementările aplicabile, precum și cerințele privind cotarea la bursă (în cazul unui IPO prevăzut în planul de dezvoltare). Trebuie să sprijiniți eforturile depuse de companie în acest domeniu.
Interzicerea utilizării abuzive a informațiilor privilegiate
Toți cei care lucrează pentru Enigma-System acționează în strictă conformitate cu toate normele și reglementările privind utilizarea abuzivă a informațiilor privilegiate. „Informațiile privilegiate” sunt informații fără caracter public care, dacă ar fi divulgate, ar avea un efect semnificativ asupra prețului de achiziție în cazul unui contract. Nicio persoană care deține informații privilegiate nu are permisiunea de a utiliza aceste informații pentru a semnarea unor contracte care au legătură cu respectivele informații. De asemenea, nicio persoană care deține informații privilegiate nu are permisiunea de a divulga aceste informații unei alte persoane – inclusiv rude, prieteni, colegi sau alții – care nu are nevoie de informațiile respective pentru a-și îndeplini sarcinile profesionale.
Confidențialitate
Enigma-System se angajează să protejeze datele cu caracter personal, inclusiv datele cu caracter personal ale angajaților, partenerilor, lucrătorilor externi, clienților și utilizatorilor finali ai serviciilor de comunicații mobile. Datele cu caracter personal sunt confidențiale și trebuie procesate în condiții de securitate. Trebuie să procesați datele cu caracter personal strict în cadrul necesar îndeplinirii responsabilităților dvs. profesionale.
Comunicare și informare financiar-contabilă
Este important ca angajații Enigma-System să înțeleagă aspectele operaționale și financiare ale departamentului lor, pentru a crește nivelul de implicare a lor în procesul de îmbunătățire a activității. Acest aspect trebuie să fie în concordanță cu politica de divulgare și raportare financiară a Enigma-System și cu cerințele legale specificate în documente precum cele legate de utilizarea informațiilor privilegiate, raportarea unor date statistice către autoritățile care au un drept să primească astfel de informații. Obligația Enigma-System de a respecta aceste cerințe definește modul în care persoanele care lucrează pentru Enigma-System vor gestiona toate știrile pertinente, care ar putea avea un impact semnificativ asupra prețului de achiziție obținut de Enigma-System pentru unele produse sau servicii necesare companiei. Comunicările cu privire la performanțe și perspective de viitor către părți externe vor fi efectuate doar de către purtătorii de cuvânt oficiali ai companiei, în conformitate cu autorizarea oferită de decizia internă privind purtătorii de cuvânt și împreună cu activitățile susținute de echipa Marketing și Relații Corporative.
Toate persoanele implicate în activitatea de raportare financiară vor furniza întotdeauna notificări integrale, obiective, corecte, operative și clare în rapoartele și documentele pe care compania Enigma-System le întocmește sau le predă agențiilor sau autorităților guvernamentale ori în alte comunicări de natură publică.
Purtătorii de cuvânt autorizați sunt desemnați să reprezinte compania în exterior, iar autorizarea indivicuală poate acoperi o serie largă de subiecte. Toți angajații sunt încurajați să vorbească despre Enigma-System prin comunicarea de informații publice despre companie, dar doar purtătorii de cuvânt autorizați trebuie să comenteze performanțele financiare, aspectele sensibile din punct de vedere strategic sau informațiile referitoare la clienți nedestinate publicului. Departamentul Marketing și Relații Corporative stă la dispoziția angajaților când aceștia au dubii.
Abordarea conflictelor de interese
Deciziile de afaceri le luăm după criteriul interesului companiei, nu în funcție de preferințe sau relații personale. Conflictul de interese apare atunci când există un element care interferează cu sau influențează exercitarea unei gândiri independente în aplicarea interesului companiei Enigma-System. Trebuie să evităm situațiile în care interesul nostru personal poate intra în conflict cu interesele companiei sau lasă această impresie.
Mai jos sunt prezentate exemple de situații cărora trebuie să le acordăm o atenție deosebită:
Oportunități de afaceri
Nu veți putea prelua pentru dvs., nici pentru rudele sau prietenii dvs., oportunități de afaceri descoperite în timpul muncii dvs. pentru Enigma-System dacă acest lucru ar putea contraveni intereselor companiei.
Nu veți folosi nici în alte moduri proprietățile, bunurile sau informațiile companiei Enigma-System ori funcția dvs. în cadrul companiei în scopul unor foloase personale necuvenite pentru dvs., rudelor sau prietenilor dvs.
Alt loc de muncă sau angajament
Nu trebuie să acceptați un alt loc de muncă sau angajament în afara companiei Enigma-System, remunerat sau nu, dacă dăunează sau poate dăuna desfășurării în bune condiții a activității dvs. în cadrul companiei Enigma-System, ori dacă generează sau poate genera un conflict de interese. Angajații Enigma-System nu trebuie să se dedice unor interese de afaceri exterioare care să le răpească din timpul de lucru și atenția afectate responsabilităților de muncă în cadrul companiei sau care să implice prestarea de activități în timpul programului de lucru la Enigma-System. Angajații Enigma-System trebuie să evite posibilele conflicte de interese și să nu accepte angajarea în organizații cu specific IT sau la orice alt furnizor, contractant, agent, client sau concurent al companiei Enigma-System cu excepția cazului în care respectiva angajare se face în numele sau la cererea companiei Enigma-System.
Posturi în consilii de administrație din afara Enigma-System
Angajații Enigma-System nu trebuie să accepte poziții în consilii de administrație ale altor entități sau asociații (inclusiv organizații neguvernamentale) dacă acest fapt ar genera un conflict de interese sau ar putea afecta negativ îndeplinirea de către angajat a responsabilităților sau a activității în cadrul Enigma-System. De exemplu, nu este permisă acceptarea unui post în consiliul de administrație al unui concurent, client, furnizor sau partener strategic al Enigma-System. Postul în consiliul de administrație al unui furnizor mai puțin important al companiei poate fi permis în anumite situații limitate, dar numai cu aprobarea prealabilă a Directorului juridic.
Un angajat poate deține un post în consiliul de administrație al unei entități externe fără aprobarea companiei, cu condiția să nu existe riscul niciunui conflict de interese. Orice post suplimentar într-un alt consiliu de administrație este permis doar cu aprobarea explicită în avans a managerului angajatului sau a superiorului managerului. Conducerii companiei i se aplică un proces special de aprobare în acest sens. Posturile în consilii de administrație ale unor organizații non-profit nu necesită aprobare prealabilă, cu condiția să nu existe riscul niciunui conflict de interese.
Activități politice
Enigma-System nu va face contribuții sau plăți și nu va susține în vreun alt mod, direct sau indirect, partidele sau comitetele politice ori politicienii independenți. Nu puteți face nicio contribuție politică în numele companiei Enigma-System sau folosind fonduri ori resurse ale companiei.
Anunțarea conflictului de interese
Enigma-System vă solicită să comunicați de îndată acele situații sau tranzacții despre care se poate presupune în mod rezonabil că ar prezenta riscul unui conflict de interese. Dacă aveți bănuiala că sunteți implicat(ă) într-o afacere sau în orice alt aranjament care generează conflict de interese ori într-o situație pe care alte persoane ar putea-o percepe în mod rezonabil drept conflict de interese, trebuie să comunicați acest lucru managerului dvs. și departamentului Afaceri Juridice și Conformitate. Managerul dumneavoastră și departamentul Afaceri Juridice și Conformitate vor colabora cu dumneavoastră pentru a evalua dacă există un real conflict de interese și, dacă este cazul, pentru a stabili cea mai bună modalitate de abordare.
Corupția și neregulile financiare
Toleranță zero
Enigma-System are o politică de toleranță zero față de orice formă de corupție și neregulă financiară, inclusiv darea și luarea de mită, comisioanele ilegale, plățile de facilitare, frauda, delapidarea și spălarea de bani, după cum se detaliază mai jos.
Mită și comisioane ilegale
Nicio persoană care reprezintă compania Enigma-System nu trebuie să solicite sau să accepte, nici să ofere sau să dea, direct sau indirect, angajaților sau altor reprezentanți ai partenerilor de afaceri ai companiei (precum clienții, furnizorii și distribuitorii) ori altor terți (de exemplu, autorități publice) niciun fel de mită, bonus, comision ilegal sau alt tip de beneficiu ilegal sau necuvenit.
Cadouri și divertismente
Nicio persoană care reprezintă compania Enigma-System nu trebuie să le ofere partenerilor de afaceri sau oricăror altor terți sau să accepte de la aceștia cadouri, beneficii, recompense sau divertismente care ar constitui o încălcare a legilor sau ar sugera un conflict de interese, o dublă loialitate ori ar putea fi percepute drept încercări incorecte de a influența deciziile de afaceri sau de a afecta în alt mod performanța sau îndeplinirea responsabilităților destinatarului lor. În general, angajații Enigma-System nu trebuie să accepte cadouri de la partenerii de afaceri și nici de la niciun alt terț, cu excepția articolelor promoționale cu valoare pecuniară nesemnificativă.
Pentru a fi acceptabile, cadourile și/sau divertismentele trebuie să respecte următoarele criterii:
— să fie corelate cu activitatea de afaceri;
— să fie oferite în mod deschis – în mod normal, sunt adresate angajatorului persoanei carele primește;
— să aibă valoare moderată;
— să fie libere de obligații sau prestații reciproce așteptate și, mai ales
— să nu fie oferite în timpul unor negocieri în curs.
Oferirea sau acceptarea anumitor cadouri sau beneficii sunt interzise în orice situație; printre acestea se numără următoarele: bani, împrumuturi, tichete cadou, comisioane ilegale, muncă în folos personal, beneficii imorale (inclusiv beneficii intime), vacanțe sau alte beneficii similare în folosul persoanelor particulare. Găsiți mai multe instrucțiuni în acest sens pe intranetul companiei, în documentele directoare și cursurile e-learning ale companiei Enigma-System.
Interacțiunile cu funcționari publici
Când interacționăm cu autoritățile publice și cu angajații sau reprezentanții acestora, se aplică reguli și mai stricte de conduită în afaceri. Luați în considerare că în această categorie intră și companiile aflate în proprietatea statului, de pildă unii operatori de telefonie mobilă sau fixă la care Statul Român este acționat direct sau indirect. Ca o regulă generală, nu trebuie să promitem, oferim sau furnizăm fie direct, fie indirect, nimic de valoare unui funcționar public, mai ales acelora din ANCOM, MCSI, ANRE, ANAF, ANPC, ANSPDCP, Consiliul Concurenței.
Plăți de facilitare
Plățile neoficiale solicitate de funcționari publici în schimbul accelerării sau asigurării îndeplinirii unor activități publice de rutină (de exemplu, eliberarea de vize, permise, autorizații sau licențe) nu sunt permise de Enigma-System. Astfel de plăți de facilitare sunt ilegale și pot avea drept consecință cercetarea judiciară și sancționarea plătitorului.
Fraudă și delapidare
Enigma-System nu tolerează niciun fel de faptă frauduloasă sau delapidare.
Spălarea banilor
Enigma-System sprijină eforturile naționale de combatere a spălării banilor și a finanțării activităților teroriste și de crimă organizată. Nu ne vom angrena în modalități de plată neobișnuite și nu vom face plăți unor entități necunoscute, nu ne vom asocia cu entități sau personaje necunoscute, ceea ce ar contraveni politicilor și deciziilor interne ale Enigma-System.
Sprijin și raportare
Dacă aveți dubii vreodată în legătură cu ce este permis, contactați departamentul Afaceri Juridice și Conformitate. Orice ofertă sau aranjament propus care contrazice politica de toleranță zero din cadrul politicii privind corupția trebuie raportate de îndată departamentului Afaceri Juridice și Conformitate, inclusiv la nivel de CEO.
Protecția și folosirea judicioasă a bunurilor companiei
Enigma-System deține o varietate de bunuri și valori, cuprinzând bunuri fizice (inclusiv terenuri), informații în curs de brevetare sau deja brevetate la OSIM (acestea din urmă constituind proprietatea intelectuală). Sunteți responsabil(ă) pentru protejarea proprietății companiei Enigma-System care v-a fost încredințată și pentru acordarea de sprijin în scopul protejării bunurilor, valorilor și intereselor Enigma-System în general. În acest sens, trebuie să aveți cunoștință și să înțelegeți deciziile interne ale companiei Enigma-System. Trebuie să fiți vigilent(ă) și să raportați orice pierdere sau risc de pierdere a unui bun al Enigma-System managerului dvs., imediat ce o astfel de situație intră în atenția dvs.
În cele ce urmează puteți găsi anumite instrucțiuni referitoare la manipularea internă și externă a informațiilor, sistemele de comunicație și proprietatea intelectuală.
Proprietatea intelectuală
Proprietatea intelectuală cuprinde o varietate de proprietăți, cum ar fi programe de computer, documentație tehnică și invenții. Anumite elemente de proprietate intelectuală sunt sau pot să devină subiectul unei protecții speciale prin drepturi de autor, drepturi de brevet, drepturi de marcă înregistrată, etc.
Proprietatea intelectuală reprezintă pentru compania Enigma-System un bun de valoare majoră și trebuie să fie tratată cu grija adecvată. Trebuie să știți și, în cazul în care aveți îndoieli, trebuie să cereți instrucțiuni despre modul în care ar trebui să acționați pentru a proteja acest bun valoros. De exemplu, este important ca software-ul open-source să fie utilizat și distribuit doar în conformitate cu reglementările în domeniu.
Proprietatea intelectuală creată de angajații Enigma-System prin îndeplinirea atribuțiilor postului este transferată și cedată companiei Enigma-System potrivit legii și/sau contractului de muncă sau altui acord, cu excepția situațiilor specificate în convențiile internaționale, legile aplicabile și acordurile speciale sau individuale cu Enigma-System.
Utilizarea resurselor IT ale Enigma-System
Resursele IT ale Enigma-System, inclusiv sistemele de comunicații și conexiunile la internet, vor fi utilizate pentru desfășurarea activităților Enigma-System sau în alte scopuri ocazionale autorizate de conducere sau de documentele directoare aplicabile companiei. Puteți fi autorizat(ă) de conducere sau de documentele directoare aplicabile să accesați resursele IT ale Enigma-System prin intermediul unor dispozitive și medii de stocare nefurnizate de Enigma-System.
În măsura permisă de legile aplicabile, accesul la sistemele IT ale Enigma-System de pe orice dispozitiv sau mediu de stocare (furnizat sau nu de Enigma-System) poate fi verificat pentru a observa software-ul instalat, dispozitivele de stocare USB, firewall-uri, informațiile de administrare, conexiunile la alte rețele, criptarea, software-ul și componentele antivirus sau anti-malware etc. În scopul protejării activității Enigma-System și al detectării utilizării inacceptabile a resurselor IT ale Enigma-System, este posibil să vi se solicite să furnizați acces la dispozitivele și mediile de stocare utilizate pentru a accesa resursele IT ale Enigma-System sau pentru a stoca informațiile Enigma-System. O astfel de solicitare poate fi efectuată doar de către o entitate autorizată și în conformitate cu procesele aplicabile.
Folosirea inacceptabilă a resurselor IT ale Enigma-System cuprinde procesarea, trimiterea, recuperarea, accesarea, afișarea, stocarea, tipărirea sau diseminarea printr-o altă modalitate de material și informație frauduloasă, de hărțuire, de amenințare, ilegală, sugestivă rasial sau sexual, obscenă, de intimidare, defăimătoare sau care în orice alt mod nu este conformă cu o conduită profesională.
La părăsirea companiei Enigma-System
Trebuie să înapoiați toate bunurile încredințate de către Enigma-System, cum ar documentația și orice suport de stocare a datelor ce ar conține informații aparținând companiei Enigma-System, precum și telefonul de serviciu, inclusiv cartela SIM asociată. După ce părăsiți Enigma-System, aveți în continuare obligația de a respecta regulile privind folosirea și divulgarea de informații aparținând Enigma-System.
Protecția informațiilor
În ce privește protecția informațiilor confidențiale și a celor aparținând Enigma-System și clienților, partenerilor și furnizorilor noștri, trebuie acordată o grijă deosebită deoarece persoanele care lucrează pentru Enigma-System au acces la informațiile aparținând Enigma-System și uneori și la cele aparținând terților. Astfel de informații pot fi informații financiare, planuri de afaceri, informații tehnice, informații despre angajați și clienți, precum și alte tipuri de informații. Accesul, folosirea și divulgarea neautorizate pot dăuna companiei Enigma-System sau terței părți și, prin urmare, nu aveți permisiunea să accesați, să folosiți sau să divulgați informații decât dacă ați fost autorizat(ă) în mod corespunzător în acest sens. Accesul, utilizarea și divulgarea neautorizate pot, de asemenea, să constituie încălcări ale legilor, inclusiv ale reglementărilor privind dreptul la intimitate.
Iată câteva reguli care vă vor ajuta să protejați informațiile fără caracter public ale Enigma-System și ale clienților, partenerilor și furnizorilor săi:
Nu dezvăluiți informații care nu au fost făcute publice de către Enigma-System niciunei persoane, cu următoarele excepții:
— persoane care lucrează pentru Enigma-System și au nevoie, pentru desfășurarea activității, de acces la respectivele informații, și care au motive întemeiate să aibă acces la respectivele informații;
— orice altă persoană autorizată de Enigma-System să fie destinatarul respectivelor informații sau
— persoane cărora dvs. le încredințați respectivele informații în cadrul atribuțiilor de serviciu.
Nu accesați, duplicați, reproduceți sau folosiți, direct sau indirect, informații fără caracter public, în altă situație decât în cursul îndeplinirii atribuțiilor de serviciu și desfășurării activității de lucru pentru Enigma-System. Atunci când părăsiți Enigma-System, autorizațiile de a accesa sau de a utiliza informații fără caracter public expiră și informațiile din posesia dvs. trebuie returnate sau distruse de îndată.
Dacă aflați despre folosirea sau tratarea incorectă a unor informații confidențiale, aveți obligația să anunțați cu promptitudine managerul dvs. despre acest lucru și să cooperați cu Enigma-System pentru protejarea respectivelor informații.
Nu stocați informații fără caracter public pe computere, medii de stocare sau alte dispozitive particulare care nu sunt autorizate de Enigma-System. Serviciile terțe de cloud sau alte servicii de găzduire online trebuie utilizate pentru a stoca informații fără caracter public doar dacă sunt aprobate în prealabil în acest scop de către Enigma-System.
Accesul și autorizațiile furnizate persoanelor care lucrează pentru Enigma-System pot fi utilizate doar în scopul pentru care au fost acordate. Parolele, codurile pin și informațiile similare nu trebuie să fie niciodată împărtășite sau furnizate pentru utilizare de către persoane neautorizate.